Is jouw team er klaar voor om op afstand te werken en vergaderen? 3 tips

Collectief huisarrest

Onze wereld is in Corona Crisis en daar hebben we allemaal last van, ziek of niet ziek. Deze week werden al 2 team workshops afgezegd in verband met Corona. Bij grote klanten van me is reizen al een paar weken geminimaliseerd. En zelfs nu helmaal gestopt. Vanaf gisteren is ons allemaal verzocht om aan ‘sociale onthouding’ te doen. Dat voelt eerlijk gezegd een beetje alsof we collectief huisarrest hebben. Hup, naar je kamer en kom er niet meer uit tot je toestemming hebt...!

Begrijp me niet verkeerd: ik begrijp absoluut dat het nodig is en hoop daarbij intens dat het ook snel het gewenste effect heeft. Maar daarbij hoop ik wel minstens zo hard dat we met zijn allen kunnen zorgen dat we het gewone leven toch zoveel mogelijk door kunnen laten gaan.

Alles online de komende tijd

Werken en samenwerken, ontwikkelen en leren zal de komende weken online moet gebeuren. In dat kader deze komende dagen een aantal tips over hoe je virtueel teamwork zo optimaal mogelijk kunt inrichten, óók als je het niet gewend bent.

Zorg voor echte betrokkenheid in een virtual team

Het is al moeilijk in een normale vergadering om mensen echt actief te laten bijdragen, maar in een virtuele meeting is dat nog veel lastiger. Weet jij veel of die ander niet tijdens de vergadering ook stiekem aan een rapport zit te schrijven of een boodschappenlijst voor het diner aan het maken is? Of juist een bestelling via Albert plaats om nu de deur niet uit te hoeven? En vergaderen ís meestal al niet de meest favoriete bezigheid van de gemiddelde professional. Dus een aantal dingen zijn altijd al waardevol, maar nog eens extra van belang bij virtuele teams.

Tip 1: Doe een goede check-in

Zorg voor een korte krachtige check-in: dit is een fenomeen uit de luchtvaart, waar het cruciaal is om zeker te weten dat piloot en co-piloot niet op de verkeerde momenten af dwalen met hun aandacht. Vraag heel kort of er iets is dat iemand tegen houdt om er volledig met zijn of haar aandacht bij te zijn in de vergadering. En vraag daarbij meteen naar wanneer de vergadering voor deze deelnemer geslaagd is. Zo zorg je ervoor dat iemand zich bewust wordt van het belang van betrokkenheid, het persoonlijk belang van de vergadering voor hemzelf én het brengt helderheid over wat de onderlinge verwachtingen zijn in de vergadering. Daarnaast zorgt een goede (en dat kan echt heel kort) check in voor een moment van verbinding en dat is nu, met deze onderlinge afstand en zorg, ook cruciaal. Als er stress ontstaat heeft ons brein nu eenmaal de neiging om in een overlevingsstand te gaan en neemt de kans op verwijdering toe. Niet goed voor de samenwerking! En juist nu, nu we letterlijk gedwongen zijn afstand van elkaar te creëren, moeten we zorgen dat we zo veel mogelijk in contact blijven. en dat begint alvast met een goede check-in.

Tip 2: Wees helder over wat je van je teamleden verwacht

In elk sociaal systeem waar we als individu binnenkomen bepalen we onze rol. Bijvoorbeeld: als je een voetbalwedstrijd bijwoont ben je een al dan niet enthousiaste toeschouwer. Als je in het veld staat ben je een deelnemer. Als je naar de sportschool gaat ben je degene die handelt. Zo’n rol pakken we onbewust op en in elke vergadering, maar nog veel meer in een online setting, is het risico groot dat iedereen die niet de initiatiefnemer is, als vanzelf sprekend de rol van toeschouwer ‘aanneemt’ direct nadat ze de uitnodiging voor de meeting hebben ontvangen.

Zorg er daarom voor dat je al in de uitnodiging en aan het begin van de vergadering specifiek bent over de rol en houding die je verwacht. Dus niet: ‘ik wil dat jullie allemaal betrokken zijn’, maar vraag ze specifiek om kritisch hun mening te geven/vragen te stellen/ informatie aan te vullen etc. over concrete onderwerpen.

Tip 3: Creëer activiteit en interactie in de vergadering/meeting

Onderzoek wijst uit dat hoe meer mensen er in een trein zijn als iemand een hartaanval krijgt, hoe minder mensen er te hulp zullen schieten. Dit wordt ook wel genoemd ‘diffusion of responsibility’. Als we met zijn allen verantwoordelijk zijn , voelt niemand zich verantwoordelijk (heel tricky in de situatie waarin we nu zitten….). Zorg er dus voor dat deelnemers niet kunnen duiken en geef ze taken in én buiten de vergadering waar ze mee aan de slag kunnen. Zorg dat ze in korte tijdsblokken van 5 minuten met elkaar in 2 of 3 tallen in gesprek gaan met een concrete opdracht. Er zijn meeting platforms die breakout groepen mogelijk maken, maar via facetime kan er ook tijdens de vergadering een suboverleg plaats vinden. En maak gebruik van de chat mogelijkheden van vergaderplatforms.

Zoals je ziet: eigenlijk  allemaal tips die je óók in offline vergaderingen zou moeten toepassen. Alleen gebeurt dat  vaak nu al onvoldoende... Daarom, nu we gedwongen zullen zijn om online met elkaar te werken, en onze aandacht wellicht óók nog eens door alle consternatie en zorgen rondom (de gevolgen van) deze crisis wordt afgeleid, worden deze tips extra belangrijk om productief effectief én in verbinding te blijven. Veel succes en gezondheid gewenst!